Spalte 1 dient der Sortierung. Hier sind die Bäume einsortiert unter einfachen und geläufigen Oberbegriffen. Bergahorne oder Spitzahorne finden sich unter A wie Ahorn. Atlas- und Libanonzedern finden sich entsprechend unter Z wie Zeder. Der einfache Aufbau hat gute Gründe. Es soll vermieden werden, dass Bäume von Nicht-Botanikern lange gesucht werden müssen. So finden Nutzer die meisten Bäume genau da, wo sie erwartet werden. Die Esche steht also unter E und nicht etwa unter G („Gewöhnliche Esche“). Die bei uns heimische Lärche steht unter L und nicht etwa unter E („Europäische Lärche“).

In Spalte 2 befindet sich eine möglichst präzise botanische Bestimmung eines Baumes. In den allermeisten Fällen ist dies die zutreffende Art (Spezies). In einigen Fällen wird eine „Form“ benannt, worunter hier vereinfachend Individuen besonderer Wuchsform, Blattfärbung oder auch Sorte zu verstehen sind. In einigen Fällen wird nur die Gattung mitgeteilt, z.B. bei den Linden, wo Forschungsergebnisse über die ältesten Exemplare noch fehlen. Die meisten alten Linden sind nicht eindeutig der Sommer- oder Winterlinde, aber auch nicht diskussionsfrei der „Holländischen Linde“ zuzuordnen. 

In Spalte 3 wird in der Regel die Ortschaft angegeben, in der ein Baum steht oder in dessen Nachbarschaft er sich befindet. Dies hat den Grund, dass Ortschaften (Dörfer und Städte) die stabilsten geografischen Einheiten der Zivilisation bilden. Politische Grenzziehungen sind dagegen wechselhaft und werden den teilweise jahrhundertealten Baumriesen nicht gerecht. Daher wird typischerweise die Ebene der „Gemeinde“ nicht zur Lokalisierung verwendet.
In denjenigen Fällen, in denen ein Baum-Entdecker den genauen Standort eines Baumes nicht der Allgemeinheit bekannt geben möchte, ist anstelle der Ortschaft des Öfteren das Kennwort „BILDPUBLIKATION“ eingefügt.  Weitere Hinweise zu diesem speziellen Thema finden sich im Reglement der Aktion Baum-Entdecker.
Die Angaben in Spalte 8 und 9 zum Bundesland und zum Landkreis bzw. zur kreisfreien Stadt dienen der Systematik und der Grob-Lokalisation des Baumes.

In Spalte 4 stehen untereinander mit aufsteigenden Umfängen die Spitzenbäume der jeweiligen Gattung/Art/Form. Dies erlaubt einen kompletten Überblick über den jeweiligen Bestand und ist ein absolutes Novum für die Naturdenkmalpflege in Deutschland. Die Messungen beziehen sich in der Regel auf die (immer nach gleicher Methodik vorgenommene) Messung in 1 m über dem Boden bzw. 1 m über dem Keimpunkt eines Baumes.  Brusthöhenmessungen (in 1.3 m), wie sie in der Forstwirtschaft üblich sind, wurden in geringerem Umfang ebenfalls für die Kalkulation des Stammumfangs berücksichtigt. Solche Messungen dienen jedoch typischerweise der Vorauskalkulation des Holzertrags. Die Naturdenkmalpflege verdient daher idealerweise eine eigene Messmethodik, die dem besonderen Status eines Naturdenkmals oder gar national bedeutsamen Baumes (NBB) gerecht wird.
Bereits abgestorbene Bäume sind daran erkennbar, dass das Jahr der Messung (angegeben in Spalte 5) veraltet ist. Der Stammumfang abgestorbener Bäume wird mit ihrem einst erreichten Maximum angegeben. Aber Vorsicht: Einige wenige Bäume, wie z.B. die Kasberger Kunigundenlinde befinden sich in einem Schrumpfungsprozess, sind aber noch am Leben. Hier ist das veraltete Messdatum nur ein Hinweis auf den laufenden Rückgang des Umfangs. Im Fall vorzeitig aufgenommener, besonders ästhetischer Bäume ist der Messwert niedriger als sonst für die Gattung/Art/Form gefordert. Einige sogenannte Schwellenbäume, die ganz nahe am geforderten Maß liegen, werden bereits als national bedeutsam bewertet.

In Spalte 6 ist diejenige Person verzeichnet, die den Baum erstmalig erkennbar auf nationaler Ebene publiziert hat. Diese Person wird als Nationaler Baum-Entdecker (inkludiert: Baum-Entdeckerin) bezeichnet. Das Reglement ähnelt insoweit demjenigen der Erstbeschreibungen von Pflanzenspezies wie aus der botanischen Nomenklatur geläufig. Mehrhundertjährige Bäume sind zwar vor Ort vielen Menschen seit Jahrzehnten bekannt. Dies ist jedoch klar zu unterscheiden von der hier gemeinten wissenschaftlichen Entdeckung in Form einer aussagekräftigen Erstbeschreibung mit ausreichender Publikationshöhe. Wissenschaftliche Entdeckungen müssen bestimmte Kriterien erfüllen und können auf lokaler, regionaler und nationaler Ebene angesiedelt sein. Dies hängt beispielsweise mit der Reichweite eines veröffentlichten Buches oder der Bekanntheit und Erreichbarkeit einer Internetplattform zusammen. Einige weitere Hinweise zu diesem speziellen Thema sind beim Reglement des Baum-Entdecker-Wettbewerbs zu finden. Das Kürzel RBE vor einem Namen zeigt auf, dass ein Baum zu einem früheren Zeitpunkt entdeckt wurde, als der Stammumfang noch niedriger war. Der Entdecker wurde somit durch die Publikation Regionaler Baum-Entdecker.

Spalte 7 enthält Informationen zur Stammform, die den Habitus eines Baumes maßgeblich prägt. Idealtypisch und meist am schönsten ist der 1-stämmige Baum. Daneben gibt es jedoch auch Bäume, deren Stamm aus 2 oder mehreren Kernen gebildet wird, wobei die Kerne eng miteinander verschmolzen und optisch ziemlich geschlossen wirken können. Stehen dagegen (eher dünne) Stämmlinge gebündelt nebeneinander und bilden nur eine unvollkommene Einheit, so ist von einem Baumgebilde zu sprechen. Baumgebilde sind in der LNBB nicht enthalten, werden aber bei Gelegenheit an anderer Stelle aufgeführt.  
Die in den Klammern angefügten Kürzel bei der Stammform eines Baumes enthalten weitere interessante Angaben: o = kleine Höhlung im Stamm, O = große Stammhöhle, u = Spalt im Stamm, U = Stamm ist u-förmig weit geöffnet (und „begehbar“), Kn = Stamm mit Knollen usw.

Einige weitere Hinweise:
Sternchen (*) markieren einen Sachverhalt, der noch nicht abschließend geklärt werden konnte. Hinweise sind willkommen!